Fattura elettronica, il formato «decide» la conservazione
La conservazione dell’e-fattura deve essere necessariamente elettronica, non potendo in alcun modo essere materializzata, specialmente sul fronte del ciclo passivo.
È lo stesso Testo unico Iva che, all’articolo 39, sancisce che «le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del Dm Economia e Finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del Dlgs 82/2005 (il Cad, ndr). Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente».
Quest’ultima norma (articolo 21 del Cad) rimanda ancora al decreto stabilendo che gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti secondo le modalità definite con uno o più decreti del ministro dell’Economia e delle Finanze, sentito il ministro delegato per l’Innovazione e le Tecnologie.
La legge non lascia spazio ai dubbi precisando, altresì, che occorre seguire le regole del Dm 17 giugno 2014, il quale, all’articolo 2 comma 2, prevede – con particolare riferimento ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, quali appunto le fatture elettroniche – che questi abbiano le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzino i formati previsti dal Cad, dai decreti emanati ai sensi dell’articolo 71 del Cad ovvero utilizzino i formati scelti dal responsabile della conservazione – il quale ne motiva la scelta nel Manuale di conservazione – atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.
Centrale è, dunque, il tema dei formati utilizzabili per la conservazione, per cui il Dpcm 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche emanate ai sensi del Cad, fornisce un’elencazione di massima: tra questi vi sono, per esempio, il pdf, il tiff, il txt e anche l’xml.
Il decreto evidenzia che la scelta dei formati idonei alla conservazione, oltre al soddisfacimento delle caratteristiche suddette, deve essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità previste dalle regole tecniche. Pertanto, è opportuno privilegiare i formati che siano standard internazionali (de jure e de facto) o, quando necessario, formati proprietari le cui specifiche tecniche siano pubbliche, dandone opportuna evidenza nel manuale di conservazione dei documenti informatici. Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il tempo di conservazione. I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione, motivandone le scelte effettuate e specificando altresì i casi eccezionali in cui non è possibile adottare quelli in elenco.
Vi è da dire che tali precisazioni saranno valide fintanto che non saranno sostituite dalle linee guida dell’AgID contenenti le nuove regole tecniche in attuazione delle novelle normative di cui al Cad introdotte dal Dlgs 217/2017, le quali potrebbero prevedere ulteriori formati ammissibili.
Sul tema della conservazione delle fatture elettroniche di recente l’Agenzia, rispondendo al quesito posto durante il video forum del 24 maggio scorso, si è pronunciata facendo chiarezza sulla possibilità di conservare le fatture in pdf in luogo del formato xml, in applicazione dell’articolo 23, comma 2 del Dlgs 82/2005, il quale attribuisce alle copie e agli estratti informatici, se prodotti in conformità a determinate specifiche, la stessa efficacia probatoria dell’originale.
Sulla base delle considerazioni sin qui svolte, dubbi permangono proprio sui formati utilizzabili: non è chiaro, infatti, se la possibilità concessa dall’Agenzia di conservare elettronicamente il pdf in luogo del xml sia valida anche per il processo di fatturazione elettronica Pa oppure, come specificato nel quesito, solo per il B2B, oltreché ulteriore incertezza rimane circa l’utilizzo, in luogo del pdf, degli altri formati previsti dalle regole tecniche, sopraelencati, che assicurano i più volte richiamati requisiti di immodificabilità.
