Importante il ruolo di esempio dei vertici
Il Consiglio nazionale dei commercialisti, nel documento «Approccio metodologico alla revisione affidata al collegio sindacale nelle imprese di minori dimensioni», fornisce i suggerimenti per lo svolgimento del controllo interno della qualità.
La responsabilità dei vertici
Le procedure interne devono prevedere che la responsabilità finale del sistema di controllo sia dell’organo di amministrazione del soggetto abilitato con deleghe operative a persone di adeguata esperienza e capacità. Evidenziata la responsabilità dei soggetti apicali nel realizzare gli obiettivi del controllo della qualità con comportamenti che diano il buon esempio al personale, influenzenziono la cultura interna della qualità del soggetto incaricato ed evitino di far prevalere gli aspetti commerciali sulla qualità del lavoro.
I principi etici.
Le procedure vanno configurate per garantire la ragionevole sicurezza che sussistano i principi etici applicabili, inclusi l’indipendenza e l’obiettività, per tutto il personale coinvolto.
Accettazione e mantenimento della clientela
Direttive e procedure relative all’accettazione e al mantenimento dell’incarico devono garantire con ragionevole sicurezza che il soggetto abilitato accetti e mantenga l’incarico e la clientela sulla base: della valutazione della propria situazione di indipendenza ed obiettività; della disponibilità di competenze, tempo e risorse per lo svolgimento dell'incarico; dell’identificazione e valutazione dei rischi potenziali di revisione.
Le risorse umane
Direttive e procedure devono assicurare con ragionevole sicurezza che il personale impiegato nei lavori abbia preparazione e competenze adeguate. Le procedure devono trattare la formazione e lo sviluppo professionale e la valutazione della performance, della capacità professionale, del percorso di carriera, dell’avanzamento e della retribuzione.
Sul tema, il principio Isqc Italia 1 prevede alcune semplificazioni per i soggetti abilitati di minori dimensioni, che possono utilizzare metodi meno formali per valutare la performance del personale.
Lo svolgimento dell’incarico
Le procedure devono prevedere le seguenti regole: l’uniformità della qualità degli incarichi mediante l'utilizzo di manuali operativi standardizzati; la supervisione del lavoro da parte del responsabile; il riesame del lavoro da parte dei più esperti membri del team di revisione; la consultazione; il riesame della qualità dell’incarico nei casi di minaccia significativa all’indipendenza e di elevato rischio associato al cliente; le divergenze di opinione tra i membri del team, con il responsabile della consultazione o del riesame della qualità dell’incarico; la raccolta e conservazione della documentazione dell'incarico.
Il monitoraggio
Le procedure devono prevedere, tra gli altri, l’analisi e la valutazione del sistema di controllo interno della qualità, l’ispezione degli incarichi, l’affidamento della responsabilità dell'attività di monitoraggio, l’adozione di misure disciplinari in caso non vengano rispettate le direttive interne. Inoltre le direttive devono prevedere e permettere la gestione appropriata delle segnalazioni e dei reclami in riferimento alla mancata conformità del lavoro svolto ai principi professionali e alle disposizioni normative regolamentari e alla non conformità al controllo qualità.
La documentazione
Deve essere prevista la modalità di raccolta dei documenti e completamento nella versione definitiva, le attività per garantirne riservatezza, custodia, accessibilità e recuperabilità.
