In caso di reso o annullo va recuperato il documento originario

La scelta, l’acquisto e l’installazione di strumenti tecnologici quali RT o server RT costituisce solamente la prima fase di gestione delle procedure di vendita le quali presentano, anche oggi, situazioni particolari rispetto all’ordinaria dinamica di cessione del bene ed incasso del corrispettivo.

Si pensi a quei casi in cui, ad esempio, il cliente voglia cambiare la merce acquistata o ricevuta in regalo oppure ancora reclamare la presenza di difetti della stessa. Le procedure di reso e di annullo ordinariamente realizzate dai punti vendita vanno perciò adeguate alle regole stabilite per i corrispettivi telematici, individuando metodi idonei a evitare errori o duplicazioni.

Innanzitutto occorre partire dal fatto che l’RT dispone di funzioni per la correzione di operazioni effettuate prima del momento di emissione del documento commerciale. Successivamente può essere utilizzato solamente il documento commerciale emesso per reso merce o per annullo.

Nello specifico, per consentire la corretta emissione del documento commerciale in caso di reso merce o annullo, occorre ricercare nella memoria permanente dell’RT il documento commerciale principale.

In caso di esito negativo, RT consente l’inserimento manuale dei dati di riferimento del documento principale: il caso è quello, ad esempio, di un reso merce effettuato a una “cassa” diversa da quella dove è stata effettuata la vendita originale della merce, a prescindere che le casse siano presenti nello stesso punto vendita o in un altro locale commerciale appartenente alla stessa catena.

In questo caso, sul documento commerciale di reso merce che viene rilasciato al cliente finale sarà necessario inserire manualmente i dati della vendita e del documento di riferimento precedente. L’esercente è tenuto a riportare correttamente i dati inseriti manualmente per evitare errori di digitazione, anche dotandosi di appositi lettori ottici in grado di inserire le informazioni del documento commerciale originario in quello emesso successivamente per reso merce.

In presenza di punti vendita localizzati in luoghi diversi, si consiglia di effettuare le procedure di reso manuale (così come l’annullo in analoga modalità) solamente a condizione che entrambi i punti vendita siano gestiti da una stessa partita Iva.

Acquistano, per questa ragione, maggiore valenza le corrette modalità di contabilizzazione di tali operazioni di reso, tenuto conto del fatto che i relativi dati, e cioè la vendita iniziale ed il successivo reso, non vengono incrociati con procedure automatizzate dall’agenzia delle Entrate, restando perciò in capo al contribuente la previsione di un sistema di rendicontazione puntuale e completo tra le informazioni che risiedono sui propri gestionali e i dati trasmessi giornalmente in via telematica.

Catene in franchising

Alla medesima soluzione si potrebbe giungere nelle ipotesi di resi trasversali relativi a merce venduta da un negozio in franchising, con l’aggiunta di una compensazione “interna” tra i due negozi (laddove il titolare del negozio in franchising dove la merce è stata acquistata non coincida con quello dove la merce viene resa). In tal caso, si rende indispensabile la massima trasparenza nei dati di contabilità al fine di evitare contestazioni o comunque per essere in grado di rispondere alle inevitabili richieste di chiarimenti da parte del fisco, il quale fonderà le sue attività di controllo su quanto documentato e trasmesso attraverso gli strumenti tecnologici certificati.

Altra ipotesi da gestire è quella dell’eventuale reso di merce acquistata all’estero: in questo caso occorrerà procedere ad una compensazione interna tra i due negozi, soggetti a due diverse giurisdizioni tributarie. Allo stesso tempo, occorrerà verificare come gestire tale operazione sul piano del software e della contabilità dato che sulla base dei codici prodotti è possibile risalire con il gestionale a chi ha venduto la merce.

Operazioni di annullo

Per quanto riguarda le operazioni di annullo, queste nella maggior parte dei casi avvengono per correggere la duplicazione delle operazioni o a causa di ripensamenti da parte degli stessi clienti. Inoltre, l’annullo deve essere fatto nello stesso giorno e quindi prima della chiusura giornaliera e attraverso la stessa “cassa” in cui è avvenuta la vendita.