Collegio sindacale, il Cndcec traccia la rotta per la relazione sull’autovalutazione

Nel 2018 il Cndcec ha emanato le Norme di comportamento del collegio sindacale delle società quotate che contengono una importante novità relativa all’autovalutazione del collegio sindacale (la norma Q.1.1). A distanza di un anno esatto, il Consiglio nazionale pone in pubblica consultazione un utile documento che contiene la relazione di autovalutazione del collegio sindacale dando tempo fino al 6 maggio per l’invio di eventuali commenti e/o osservazioni all’indirizzo consultazione@commercialisti.it.

Seguendo la prassi e la regolamentazione relativa alle istituzioni finanziarie, le recenti norme richiedono al collegio sindacale, di sottoporsi ad un periodico processo di autovalutazione al fine di verificare, in primis, la ricorrenza e, successivamente, la permanenza dei requisiti di idoneità in capo ai componenti nonché l’efficacia del suo funzionamento. La norma Q.1.1 indica principi e criteri applicativi che trovano oggi pratica attuazione nel documento in consultazione. La relazione è divisa nelle tre parti che caratterizzano il processo di autovalutazione e cioè:

•il processo;

•l’autovalutazione dei singoli;

•l’autovalutazione del funzionamento del collegio.

A inizio mandato e annualmente ciascun componente del collegio di quotata (o anche non quotata) deve verificare la sussistenza dei requisiti richiesti dalla legge, dallo statuto e dal codice di autodisciplina. In questa sezione della relazione viene illustrato il processo seguito dal collegio precisando se si tratti della prima ovvero dell’autovalutazione periodica. Molto utile l’utilizzo di un questionario le cui risultanze verranno poi trasferite nella relazione. Una sintesi dell’autovalutazione verrà poi inviata al consiglio di amministrazione affinché possa essere inserita nella relazione al governo societario.

La seconda parte è relativa all’esame dei profili soggettivi e quindi alla composizione quantitativa e qualitativa del collegio. Per quanto riguarda la prima, dopo aver dato atto del numero dei componenti e dell’anzianità media di carica, il collegio dovrà esaminare il criterio di riparto tra generi. A questo proposito i sindaci dovranno esaminare l’adozione o meno da parte della società di politiche di diversità che, come noto, dovranno essere evidenziate nella relazione sul governo societario. La composizione qualitativa del collegio riguarda i profili di indipendenza, onorabilità, cumulo degli incarichi che i singoli componenti devono confermare, unitamente alla valutazione del requisito della professionalità dell’organo nel suo complesso con un focus sulle specifiche conoscenze dei componenti (processi del governo societario, internal audit, controllo interno, metodologia dei rischi). La seconda parte chiude con la dichiarazione di disponibilità di tempo e sulla adeguatezza della remunerazione.

La terza parte riguarda l’autovalutazione del funzionamento del collegio ed è dedicata alle riunioni dell’organo (tempo, disponibilità della documentazione, frequenza delle riunioni, durata media), all’attività svolta dal presidente ed alle partecipazione alle riunioni degli organi societari. La relazione si chiude con un paragrafo conclusivo contenente le valutazioni circa l’adeguatezza della composizione e l’efficacia dell’organo.

Cndcec, il documento per la relazione di autovalutazione del collegio sindacale