Conservazione delle fatture elettroniche anche sui server dell’agenzia delle Entrate
La conservazione elettronica che diverrà obbligatoria già dal 1° luglio 2018 (salvo eventuale rinvio per decreto) per tutte le fatture elettroniche che emetteremo e che riceveremo, può essere fornita anche dall’agenzia delle Entrate, anche se il servizio risulta nelle sue funzionalità sicuramente insufficiente per utilizzare al massimo il processo di digitalizzazione dei documenti contabili.
Il provvedimento dell’agenzia delle Entrate del 30 aprile ha previsto per chi aderirà, mediante servizio online, ad apposito accordo di servizio che tutte le proprie fatture elettroniche emesse o ricevute attraverso il sistema di interscambio (Sdi) saranno portate in conservazione a norma del Dm 17 giugno 2014 secondo i termini e le condizioni riportati nell’accordo di servizio, utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’agenzia delle Entrate conforme alle disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale. Certamente questo favorisce le piccole imprese che spesso non sono strutturate per gestire un processo di conservazione digitale, ma che difficilmente può soddisfare tutte le esigenze di gestione digitale del patrimonio documentale a supporto delle scritture contabili dell’azienda.
I documenti informatici consentono di estrapolare dalle informazioni in esso contenuti anche le cosiddette chiavi di ricerca “informatiche” (metadati) allo scopo di classificare i documenti, definire trattamenti omogenei per tipologie identiche di documenti, ricercare i documenti con informazioni comuni, collegare informaticamente due documenti in modo indissolubile.
Le potenzialità e le caratteristiche del documento informatico lo rendono talmente diverso dal documento analogico che è necessario definire metodologie di controllo del processo di conservazione che non possono essere ancorate alla verifica del singolo atto, ma che devono essere gestite nell’ambito di una visione sistemica delle scritture contabili in senso ampio.
Il servizio di conservazione digitale offerto dall’agenzia delle Entrate, pur essendo prova di un lodevole approccio che mira a favorire l’adozione della fattura elettronica, consente un limitato utilizzo dei documenti conservati rispetto alle molteplici esigenze di gestione dei documenti digitali, in particolare per le aziende di maggiori dimensioni. Ad esempio, l’opponibilità a terzi in un contenzioso civilistico richiede per far valere un credito in un decreto ingiuntivo l’esibizione oltre alla fattura elettronica anche dell’estratto autentico del libro giornale in cui è riportata la rilevazione contabile del credito.
Un altro importante esempio è quello previsto dalla risoluzione 52/E del 17 giugno 2010 che ha avuto il pregio di risolvere tutti i problemi che erano stati sollevati nel tempo sulla possibilità di gestire virtualmente le fatture passive soggette ad agevolazioni fiscali e/o finanziamenti pubblici.
Con la risposta all’interpello presentato sul tema, l’Agenzia delle Entrate ha accolto la soluzione proposta dal contribuente, dove viene accettato un processo diretto a garantire l’apposizione dell’annotazione richiesta ai fini dell’ottenimento delle agevolazioni fiscali, mediante la creazione di un documento informatico di timbratura, da associare alla fattura oggetto di agevolazione e da trasferire insieme a questa in conservazione digitale. Chiaramente ciò non è possibile se le fatture elettroniche ricevute rimangono conservate esclusivamente presso l’agenzia delle Entrate.
L’ultima considerazione è che la responsabilità dei documenti e quindi anche della loro conservazione rimane sempre e comunque in capo al contribuente, il quale in un contenzioso ad esempio con l’autorità fiscale e finanziaria avrebbe le sue fatture, non presso di lui, ma presso un terzo che è adibito al controllo fiscale e contabile proprio dei suoi documenti.
