DOSSIER CORRISPETTIVI/Il registratore telematico impone nuovi processi di gestione
Adeguamento pieno di scelte e impegni per chi deve rispettare il nuovo obbligo della memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. L’adeguamento, generalizzato dal 1° gennaio 2020, non è solo costituito da una semiautomatica installazione di una macchina nuova (un registratore telematico e/o un server telematico), ma impone la modifica di processi e metodologie di certificazione, nonchè (cosa più grave) un radicale cambiamento del modo di operare del personale oggi destinato alla gestione delle casse, dei sistemi informativi e dei servizi amministrativi.
Il cambiamento determinerà, a regime, dei concreti vantaggi, ma lo sforzo richiesto nei prossimi mesi, se non adeguatamente programmato presenterà (probabilmente con minori impatti) le stesse problematiche sorte con la fattura elettronica.
Le prime scelte da fare riguardano il processo di gestione della certificazione collegata anche alla presenza nello stesso esercizio di più di tre registratori telematici. In effetti, le regole impongono un registratore telematico per ogni punto vendita e ogni punto cassa, ovvero, in presenza di più di tre punti cassa nello stesso punto vendita, la possibilità di utilizzare un server telematico per più punti cassa. Questa seconda soluzione, che può essere più funzionale, impone però che il processo venga certificato da un revisore e costruito secondo modalità informatiche più sicure. Inoltre, l’implementazione dei registratori telematici impone il superamento di alcune abitudini oggi gestite con modalità non del tutto regolamentate, ma secondo logiche commerciali. Si pensi, ad esempio, alla gestione dei resi su punti vendita diversi dislocati in città diverse del territorio nazionale, alla gestione del documento commerciale o alla certificazione di operazioni relative ad omaggi.
Ulteriore profilo da considerare è la definizione del processo con cui il contribuente intende gestire, in caso di richiesta del cliente, l’emissione della fattura in luogo della memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi. In questo caso la procedura prescelta ha come obiettivo la registrazione del corrispettivo solo sul registro delle vendite di cui all’articolo 23 del Dpr 633/72 e, quindi, la perfetta riconciliazione in sede di dichiarazione tra i dati provenienti dal registro e quanto memorizzato e inviato, quale corrispettivo, al fisco. In effetti, i registratori telematici sono in grado di gestire anche l’emissione della fattura elettronica, ma molto spesso è necessario adeguare i sistemi interni di fatturazione dei singoli contribuenti.
Ancora per problemi operativi correlati alla singola attività potrebbe capitare di avere la necessità di utilizzare il registratore telematico fuori dal punto vendita di riferimento. In questo caso sarà possibile adottare diverse soluzioni: ad esempio, si potrebbe disporre di un registratore telematico da utilizzare per gli eventi itineranti o dotare il negozio di casse con terminali mobili che quotidianamente scaricano i dati ricevuti sul registratore telematico.
Infine, un tema evidenziato dalle relative specifiche tecniche è quello della necessità di riconciliare tempestivamente la certificazione dei corrispettivi con le entrate finanziarie del negozio oppure avvalersi dei 12 giorni per la trasmissione successivi alla data di effettuazione dell'operazione .
