Fattura Pa, i codici al contratto

Per arrivare preparati al prossimo avvio della fatturazione elettronica, previsto per il 6 giugno, i fornitori della pubblica amministrazione devono adeguare i sistemi di fatturazione secondo il percorso tracciato dal decreto del ministero delle Finanze 55/2013 e dai successivi interventi interpretativi (circolare 37/2013 della Ragioneria generale dello Stato; circolare 1/2014 del dipartimento delle Finanze di concerto con il dipartimento della Funzione pubblica) e composto da precisi step che non coinvolgono soltanto l'aspetto tecnico-informatico ma anche l'aspetto organizzativo e di revisione dei processi aziendali.
Il tracciato
Il primo passo da affrontare riguarda la formazione della fattura costituita da un documento informatico in formato strutturato XML (eXtensible Markup Language) che prevede nel tracciato, oltre alle informazioni fiscali previste dall'articolo 21 del Dpr Iva, anche altri elementi obbligatori come il codice ufficio della Pa destinataria e il codice Cig e/o Cup.
Il Sistema di interscambio (Sdi), attraverso il quale viene trasmessa la fattura, controlla, prima di inviarla alla Pa destinataria, il rispetto delle regole del tracciato: ad esempio un campo destinato a un numero intero non potrà contenere lettere, un campo obbligatorio non potrà essere privo di dati, eccetera.
I campi
Ciò comporta, oltre all'utilizzo di un determinato linguaggio informatico, anche una correlazione tra i dati della fattura gestiti dai propri sistemi di fatturazione e i campi presenti nel tracciato definito dal Sistema di interscambio che, in alcuni casi, richiedono dei codici vincolanti (ad esempio per le natura delle operazioni fatturate e per le tipologie Iva utilizzate) da gestire tramite opportune tabelle di trascodifica. Inoltre è necessario definire i processi interni di acquisizione delle informazioni divenute obbligatorie nei rapporti con la Pa. In particolare, tutti gli uffici devono essere identificati per mezzo di un codice univoco assegnato dall'Ipa (Indice delle pubbliche amministrazioni) che deve essere inserito a cura dei fornitori nell'elemento «Codice Destinatario» del tracciato XML.
L'ultima circolare del 31 marzo del ministero dell'Economia e delle finanze e della Funzione pubblica consente di individuare il codice ufficio anche in caso di mancata comunicazione da parte della Pa: dall'Ipa è infatti possibile desumere, rispetto al codice fiscale del destinatario della fattura, il codice univoco o, nel caso di presenza di più codici associati, il codice di fatturazione centrale.
I nuovi codici
Inoltre l'articolo 25 del decreto legge 66/2014 ha incrementato le informazioni obbligatorie delle fatture elettroniche verso la Pa con la previsione del Codice identificativo di gara (Cig) e del Codice unico di progetto (Cup), che non erano di norma oggetto di gestione nei sistemi di fatturazione delle imprese in quanto la loro gestione era principalmente a carico della stazione appaltante piuttosto che dei fornitori. Certamente la soluzione più efficiente per i fornitori è quella di acquisire queste informazioni già in fase di stipula dei contratti di fornitura, provvedendo a una modifica delle modalità di gestione dei rapporti commerciali e contrattuali con le Pa.
Il reperimento dei codici ufficio comporta l'esigenza di un'associazione degli stessi con le anagrafiche clienti presenti nei propri sistemi di fatturazione attraverso l'unico campo chiave comune con l'Ipa, ossia il codice fiscale della Pa destinataria. Ciò richiede una preventiva bonifica degli archivi gestionali in quanto il sistema di controllo dello Sdi verifica anche la presenza nell'anagrafe tributaria della partita Iva e del codice fiscale riportati nella fattura dal fornitore e in caso contrario scarta la fattura.
La firma
Ogni fattura Pa, dopo la sua completa compilazione e prima di essere inviata, deve essere firmata dal soggetto che la emette tramite un certificato di firma qualificata attraverso il quale viene garantita l'integrità delle informazioni contenute e l'autenticità dell'emittente. Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori autorizzati presenti nell'elenco pubblicato sul sito dell'Agenzia per l'Italia digitale.