Il collegio sindacale vigila sull’adeguatezza del controllo interno
Il collegio sindacale ha il dovere di vigilare sull’adeguatezza del controllo interno. L’articolo 2403 del codice civile prevede, infatti, che i sindaci esercitino la vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile, parti essenziali del sistema di controllo interno.
La definizione di Sci
Il Sistema di controllo interno (Sci) si configura come un processo, attuato dal consiglio di amministrazione, dai dirigenti e da altri soggetti della struttura aziendale, finalizzato a fornire una ragionevole sicurezza sul conseguimento degli obiettivi di efficacia ed efficienza delle attività operative, attendibilità delle informazioni di bilancio e conformità alle leggi ed ai regolamenti in vigore. È evidente, dunque, come il controllo interno debba essere l’oggetto principale della vigilanza sindacale considerato che include in sé la sostanziale totalità dei controlli dell’impresa.
I controlli del collegio
Dal punto di vista operativo, il collegio deve esaminare la documentazione aziendale disponibile quale, ad esempio, i manuali operativi, i regolamenti interni, l’organigramma e le eventuali altre mappature dei processi disponibili, modulando l’intensità di tale attività di vigilanza in funzione delle caratteristiche della società, delle dimensioni e della complessità aziendale, del settore in cui opera nonché degli obiettivi che si propone di conseguire.
L’attività di vigilanza, inoltre, dovrà essere organizzata dando la priorità alle direttive, alle procedure e alle prassi operative che governano le attività in relazione alle quali sono stati rilevati rischi significativi per l’impresa alla luce non solo della loro rilevanza ma anche della probabilità di accadimento.
Le attività
Nel recente documento dell’Ordine dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di Roma «Attività di vigilanza del collegio sindacale nelle società non quotate nell’ambito dei controlli sul Sistema di controllo interno» vengono elencate le attività attraverso cui il collegio può vigilare sul sistema di controllo interno ad inizio del proprio mandato. Tra queste attività rientrano l’esame dell’organigramma e del funzionigramma aziendale, l’analisi dei manuali interni contenenti le procedure operative aziendali, l’esame della documentazione specifica che riporta i compiti e le responsabilità assegnate alle funzioni di controllo interno, l’esame dei piani di audit e la verifica di adeguatezza sulle procedure.
Il collegio inoltre deve incontrare gli amministratori e il management aziendale, il responsabile della funzione di controllo interno e il soggetto incaricato della revisione legale.
Nel corso del mandato il collegio effettua, inoltre, verifiche a campione sulle procedure con particolare attenzione alla verifica dell’avvenuto superamento degli eventuali punti di debolezza del sistema di controllo interno rilevati e segnalati dal collegio nel corso di precedenti verifiche.
Le imprese di dimensioni minori
Premesso che qualunque impresa, anche di dimensioni minori, è comunque dotata di un sistema di controllo interno, anche se non formalizzato e non particolarmente strutturato, il collegio sindacale deve in ogni caso verificare il grado di funzionamento di detto sistema.
Nei casi in cui la società abbia una limitata segregazione delle funzioni ed un accentramento delle funzioni direzionali e di controllo in capo ad un ristretto numero di soggetti, il collegio può incontrare direttamente tali soggetti per acquisire le necessarie informazioni per il giudizio sull’adeguatezza del sistema di controllo interno.
Secondo quanto riportato nel documento, il collegio, ad esempio, deve non solo incontrare la direzione ma anche il personale al fine di vigilare sulle procedure esistenti, sulle attività svolte nonché sulle modalità di gestione delle relazioni con gli altri soggetti operanti all’interno dell’azienda.
Odcec Roma, documento sull’attività di vigilanza nelle non quotate
Gli altri soggetti coinvolti nel sistema di controllo interno
