Note spese trasfertisti in formato digitale solo per i Paesi Ue

Con la risposta a interpello 226/2023 di ieri le Entrate sono state chiamate a esprimersi sulla possibilità di dematerializzare i documenti connessi a trasferte di dipendenti, che una società intenderebbe attuare tramite una procedura che consente la creazione, la gestione e la conservazione in formato completamente digitalizzato delle note spese e dei relativi giustificativi.
In caso di risposta affermativa, pertanto, l'azienda istante procederebbe alla distruzione della documentazione cartacea dematerializzata.
L'Agenzia esamina la fattispecie rappresentata ripercorrendo e coordinando i contenuti di precedenti documenti di prassi in cui si era già espressa sulla corretta gestione dei documenti analogici, finalizzata alla loro dematerializzazione e successiva conservazione con l'intervento o meno di un pubblico ufficiale.
Dirimente a tali fini appare la riconducibilità della predetta documentazione alla categoria dei «documenti analogici originali non unici», che in base all'articolo 1, lettera v) del Codice dell'amministrazione digitale (Cad) sono «documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi».
Per quanto riguarda le note spese la risoluzione 161/E/2007 aveva già specificato che «se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità».
Alla medesima categoria di documenti analogici originali non unici appartengono i giustificativi allegati alle note che trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. Da ciò consegue «che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del Dm 17 giugno 2014, senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico, prescritto dal comma 2 del citato articolo 4» (risposta ad interpello 417/E/2019).
Tale corrispondenza, invece, non è realizzabile in relazione a giustificativi di spesa emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra Ue, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale; in tal caso, infatti, l'Amministrazione finanziaria non sarebbe in grado di «ricostruire il contenuto dei giustificativi stessi, attraverso altre scritture o documenti in possesso di terzi» (risoluzione 96/E/2017).
Da tale ricognizione l'Agenzia ritiene possibile a seguito di dematerializzazione, distruggere le versioni cartacee dei soli documenti analogici originali non unici, ovvero «delle fatture e dei documenti ad esse fiscalmente assimilabili emesse da soggetti esteri comunitari (Ue), incluse quelle rilasciate dai tassisti, nonché dei titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico». Ove invece non intervenga un pubblico ufficiale nel processo di conservazione elettronica, non sarà possibile procedere alla distruzione delle versioni cartacee dei «documenti unici», come, ad esempio, «i giustificativi di spesa emessi da soggetti esteri non comunitari (extra Ue)».