Per far valere un credito serviranno anche i registri

Un documento informatico per avere valenza fiscale deve rispettare gli obblighi di conservazione elettronica previsti dalle regole del Codice dell’amministrazione digitale (Cad, ossia il Dlgs 82/2005), dalle regole tecniche di Agid, dalle regole di dettaglio del Dm Economia del 17 giugno 2014, ma anche delle altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità. La conservazione deve consentire che le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni degli archivi informatici operino almeno in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o alle associazioni logiche di queste ultime, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Il processo di conservazione dei documenti fiscali termina con l’apposizione sul pacchetto di archiviazione di un riferimento temporale opponibile a terzi (time stamping).

Questi obblighi in materia di e-fattura (come chiarisce espressamente l’articolo 1, comma 6-bis, del decreto legislativo 127/2015) si intendono soddisfatti per tutte le fatture elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il Sistema d’interscambio (Sdi) e memorizzati dalle Entrate.

In effetti, nel momento in cui il contribuente invia le fatture elettroniche al sistema di interscambio (Sdi) le stesse, dopo avere superato alcuni test di coerenza e consistenza, sono spedite al cessionario/committente e contestualmente sono memorizzate. Il dubbio che si poneva era comprendere se questa conservazione potesse essere efficace per tutte le disposizioni. La risposta sembrerebbe positiva, pur presentando sul piano operativo una serie di dubbi, o meglio una serie di criticità in quanto, a detta di chi scrive, la conservazione dovrebbe rimanere nel pieno dominio del titolare dei documenti sottoposti alla particolare procedura di archiviazione. In primo luogo, il servizio di conservazione fornita dall’agenzia delle Entrate si limita a conservare le fatture elettroniche e i documenti informatici trasmessi attraverso lo Sdi. Inoltre tale conservazione è sottoposta a specifiche regole di accesso e consultazione che limitano il libero potere del contribuente di accedere ai propri documenti per un termine decennale. Queste limitazioni oggettive e procedurali, ad esempio, possono complicare non poco la redazione di un atto ingiuntivo in cui il cedente/prestatore vuole far valere in capo al proprio cessionario/committente il mancato pagamento di una determinata fornitura. Infatti l’atto ingiuntivo deve tener conto, oltre che della fattura elettronica anche dell’estratto autentico del libro giornale in relazione alla specifica registrazione che annota il credito in contabilità.

Sempre sul piano operativo le chiave di accesso ai documenti, ovvero i metadati con cui poter realizzare la ricerca dei singoli documenti, risultano essere limitati nel Sistema di interscambio a quelli previsti dalle norme. Da questo punto di vista, a seconda del settore in cui opera, l’impresa potrebbe avere bisogno e richiedere di conseguenza l’implementazione di più chiavi di ricerca ossia di una conservazione costruita secondo logiche archivistiche particolari. Il contribuente/imprenditore deve, infatti, poter gestire tutto il suo patrimonio informativo secondo criteri strutturali e di funzionamento progettati per la specifica realtà aziendale.