Società, il dossier che prova la gestione può individuare il titolare effettivo
Se il titolare effettivo viene individuato nel soggetto in capo al quale si concentrano i poteri di rappresentanza legale, di amministrazione o direzione della società, è necessario che la società costituisca un set documentale in grado di motivare la scelta. È una delle principali novità in tema di individuazione del titolare effettivo in caso di soggetti diversi dalle persone fisiche, previste dal Dlgs 125/2019 che ha dato attuazione alla V direttiva antiriciclaggio 2018/843 .
Nella versione precedente della norma era previsto unicamente l’obbligo generico di tenere traccia delle verifiche effettuate per l’individuazione del titolare senza richiedere una documentazione specifica, ad esempio nel caso in cui venisse nominato l’amministratore della società.
Le nuove regole
Il Dlgs 125 2019 ha modificato gli articoli 20 e 22 del Dlgs 231/2007 che disciplinano l’individuazione del titolare effettivo. L’articolo 20 regola i criteri per determinare la titolarità effettiva dei clienti diversi dalle persone fisiche. In particolare, al comma 6 viene previsto che qualora il titolare effettivo sia individuato nel soggetto in capo al quale è concentrata la governance della società, è obbligatorio motivarne le ragioni e conservare la documentazione che ha portato a tale scelta. L’articolo 22, invece, individua gli obblighi a carico degli amministratori per il recepimento delle informazioni utili all’individuazione del nominativo del titolare effettivo. Il comma 3, infatti, stabilisce che gli amministratori delle società devono richiedere direttamente al titolare effettivo le informazioni adeguate ed aggiornate in merito alla titolarità effettiva della società.
Il percorso di individuazione
Incrociando le novità contenute nei due commi citati con gli altri commi dell’articolo 20 e 22, si evince che il titolare effettivo nelle società di capitali deve essere individuato attraverso il seguente percorso scalare e non alternativo:
articolo 20 comma 2: individuazione del titolare effettivo secondo il criterio della proprietà diretta o indiretta delle quote. Nelle società di capitali la proprietà diretta è individuata con la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale, detenuta da una persona fisica. La proprietà indiretta, invece, è riconducibile ad una partecipazione superiore al 25% del capitale posseduto tramite società controllate, fiduciarie ecc..
articolo 20 comma 3: individuazione nella persona alla quale è attribuibile il controllo dell’ente mediante la maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria, o voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante o l’esistenza di vincoli contrattuali che consentono di esercitare un’influenza. In queste situazioni, lo statuto è fondamentale. Ipotizzando che lo statuto ammetta il voto plurimo e, ad esempio, permetta al socio di esprimere quattro voti, la soglia del 25% potrebbe essere superata anche se tale socio detiene il 10% del capitale della società;
articolo 20 comma 5: infine, se non si individua il titolare effettivo con i criteri precedenti, si dovrà procedere ad individuarlo nella persona fisica o persone fisiche titolari, conformemente ai rispettivi assetti organizzativi o statutari, dei poteri di rappresentanza legale, di amministrazione o direzione della società.
In quest’ultimo caso, gli amministratori dovranno costituire e conservare un dossier/un set documentale che evidenzi i motivi per i quali il titolare effettivo sia ad esempio stato individuato nel soggetto al quale è riconducibile la direzione effettiva della società.
I contenuti del dossier
A titolo esemplificativo, il dossier potrebbe essere composto dalla visura camerale delle società coinvolte, dall’organigramma del gruppo, dai conteggi effettuati per verificare le % di controllo (anche tenendo conto degli effetti demoltiplicativi delle partecipazioni), dallo statuto, dai poteri degli amministratori depositati al registro imprese ed infine da eventuali patti parasociali. Il tutto andrà predisposto coerentemente con le dichiarazioni rilasciate direttamente dal titolare effettivo stesso e reperite attraverso scritture contabili, bilanci, libro soci o comunicazioni relative all’assetto proprietario in quanto la nuova versione dell’articolo 22 comma 3 del decreto, vincola gli amministratori alla richiesta della titolarità effettiva direttamente al soggetto individuato.
