Spese di trasferta tracciabili, test di affidabilità per la documentazione
I gestionali dovranno prevedere una specifica classificazione e gestione delle spese per le quali il pagamento è stato effettuato con strumenti tracciati
Tra le norme per il contrasto all’evasione contenute nel disegno di legge di Bilancio 2025 sono presenti alcune disposizioni che prevedono, già dal 1° gennaio 2025, ai fini della deducibilità fiscale di alcune tipologie di spese, l’obbligo di utilizzo dei sistemi di pagamento elettronico previsti dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997 (carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari) ovvero che il pagamento sia effettuato mediante versamento bancario o postale (si veda il precedente articolo «Spese di trasferta, doppia imposizione se non tracciate»).
In particolare, rimarrà limitata ai soli pagamenti effettuati con i suddetti sistemi tracciabili:
- la deducibilità delle spese per vitto e alloggio sostenute o rimborsate analiticamente ai dipendenti, nonché quelle per viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea;
- la deducibilità delle spese di rappresentanza;
- per i lavoratori autonomi, la deducibilità delle spese per vitto e alloggio, nonché quelle di viaggio e trasporto (ad esempio taxi e noleggio con conducente) riaddebitate analiticamente ai committenti, ovvero la deducibilità delle medesime spese sostenute durante le trasferte dei dipendenti e rimborsate dai professionisti.
Le disposizioni si applicano a decorrere dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, anche ai fini Irap.
Quindi dal 1° gennaio 2025 occorrerà prestare la massima attenzione agli strumenti di pagamento utilizzati per le spese, non solo da imprese e professionisti, ma anche dai loro dipendenti.
Al di là delle difficoltà pratiche che tutti gli interessati sicuramente incontreranno nell’operatività quotidiana, sarà necessario anche a livello amministrativo un adeguamento dei processi per poter distinguere:
- le spese deducibili, quando è possibile dimostrare che il pagamento è avvenuto con strumenti tracciabili;
- le spese non deducibili, negli altri casi.
È chiaro che l’adozione di una carta di credito o di debito a uso aziendale o professionale permette più facilmente a dimostrare che il pagamento è avvenuto con strumenti tracciabili, soprattutto nel caso di spese sostenute dai dipendenti.
Ma che cosa succederà in tutte quelle situazioni in cui i dipendenti, non disponendo di una carta aziendale, dovranno effettuare il pagamento con la loro carta personale?
L’agenzia delle Entrate si fiderà di quanto riportato sulla fattura o sul documento commerciale dal fornitore in merito al metodo di pagamento utilizzato? Indicazione che peraltro in fattura è facoltativa. Oppure il dipendente dovrà allegare al rimborso spese la ricevuta del Pos o addirittura il proprio estratto conto personale?
Inoltre, poiché la spesa sostenuta dal dipendente la deduce il datore di lavoro, di che elementi dovrà quest’ultimo disporre per dimostrare all’agenzia delle Entrate che il proprio dipendente ha operato nel modo corretto?
Gli strumenti informatici prodotti dalle software house associate ad AssoSoftware e utilizzati dai reparti Hr per la gestione delle spese aziendali effettuate dai dipendenti, dovranno probabilmente prevedere una specifica classificazione e gestione delle spese per le quali il pagamento è stato effettuato con strumenti tracciati. Classificazione finalizzata alla deducibilità del relativo costo.
Dovranno altresì prevedere delle policy da adottare nel caso il dipendente non sia riuscito a effettuare il pagamento con tali strumenti.
Anche i report che i software Hr elaborano sia per la contabilizzazione dei costi, sia per la quantificazione degli stessi ai fini fiscali, dovranno prevedere una specifica distinzione tra quelli deducibili e indeducibili.
Tali report potranno anche essere utilizzati dal datore di lavoro per fornire i dati al proprio commercialista ai fini della predisposizione della dichiarazione dei Redditi, stante che è proprio tramite tali sistemi informativi che vengono raccolti i giustificativi delle spese ed elaborati dal datore di lavoro i rimborsi delle spese ai dipendenti in busta paga.
AssoSoftware si farà, come di consueto, portavoce nei confronti dell’agenzia delle Entrate per conto delle aziende associate per evidenziare le problematiche che emergeranno in fase di realizzazione delle procedure e ottenere i necessari chiarimenti.
