Fatture 2020, un responsabile della conservazione elettronica

Entro il 28 febbraio dovranno essere completate le procedure di conservazione elettronica dei documenti informatici prodotti e ricevuti nel corso del 2020 per i soggetti con esercizio fiscale coincidente con l’anno solare. Si tratta del primo adempimento da realizzare sulla base delle linee guida Agid su formazione, gestione e, appunto conservazione, pienamente operative e da applicarsi in via esclusiva dal 1° gennaio 2022 in sostituzione delle precedenti regole tecniche. Il termine coincide con il terzo mese successivo a quello di scadenza della presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno di riferimento: ad esempio per i contribuenti solari, le fatture elettroniche emesse e ricevute nel corso del 2020, sono confluite nella dichiarazione reddituale presentata entro il 30 novembre 2021 con scadenza a febbraio 2022 per completarne il processo di conservazione.

Una premessa è d’obbligo: conservare a norma non consiste nella semplice tenuta in un archivio elettronico dei documenti, limitandosi ad esempio a salvarli sui server aziendali. La conservazione è invece un processo a spiccata matrice organizzativa e tecnologica, solitamente gestita da fornitori di servizi ad hoc, caratterizzata dall’assicurare, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, il mantenimento nel tempo di oggetti digitali, contenenti informazioni rilevanti e vincolanti per le parti, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie in grado di assicurare autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti.

Le linee guida Agid, applicabili anche ai privati e non solo alle pubbliche amministrazioni, non intervengono in maniera sostanziale, rispetto al passato, sul processo in quanto strutturato, già in precedenza, sulla base dello standard internazionale Oais (Open archival information system) in materia di conservazione a lungo termine dei contenuti digitali.

Quello che invece è stato modificato, e che si sarebbe dovuto realizzare dal 1° gennaio scorso ai fini della fase di conservazione, è la nomina di un soggetto incaricato di rivestire il ruolo di responsabile della conservazione, interno o esterno al titolare del documento stesso, ma comunque diverso rispetto al fornitore del servizio stesso, il quale definisce e attua le politiche complessive del sistema, governandone la gestione con piena responsabilità ed autonomia e assumendo su di sé una responsabilità giuridica generale che va esercitata attraverso il monitoraggio e il controllo su come il fornitore opera.

Altro passaggio fondamentale è la redazione e l’aggiornamento del manuale della conservazione, di esclusiva competenza del responsabile che costituisce il giornale di bordo descrivendo, tra gli altri, gli oggetti inviati al sistema e i relativi metadati, cioè le parole chiave funzionali alla loro ricerca.