Per la conservazione dei documenti scatta l’obbligo di adeguarsi

Scade oggi, 11 aprile 2017, il termine per adeguare i sistemi di conservazione alle nuove regole tecniche contenute nel Dpcm 3 dicembre 2013: come ricordato da Agid al Forum sulla Conservazione il 5 aprile, da oggi perderanno valore giuridico i documenti conservati con la procedura di cui alla delibera Cnipa 11/ 2004. La fase di conservazione è necessaria e funzionale non tanto e non solo al mantenimento dei documenti, ma anche e soprattutto a garantire la possibilità di accesso e fruizione nel tempo delle informazioni.

È una funzione essenziale connessa in maniera inscindibile alla produzione informatica dei documenti. L’adeguamento alle nuove regole tecniche, vincolanti sia per i soggetti pubblici che per quelli privati, interessa i sistemi di conservazione esistenti all’11 aprile 2014. È stata espressamente esclusa qualsiasi possibilità di proroga di tale termine, considerando i 36 mesi già concessi per completare l’adeguamento.

I sistemi gestiti da conservatori accreditati sono di per sé già in linea con le nuove regole: ciò è condizione essenziale per lo stesso accreditamento. Diverso il caso dei sistemi di conservazione gestiti in proprio dai soggetti titolari dei documenti e dai conservatori non accreditati: queste due categorie sono in definitiva quelle chiamate all’adeguamento, secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione.

Sul punto le Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici, versione 1.0 del dicembre 2015 predisposte e rilasciate da Agid, prevedono la possibilità di versare i vecchi archivi nel nuovo sistema oppure, in alternativa, mantenere i vecchi sistemi sino al termine del periodo di conservazione, garantendo tuttavia l’accesso ai documenti conservati con la piattaforma già esistente.

Le regole tecniche fanno riferimento all’adeguamento dei sistemi di conservazione e non anche agli oggetti già conservati: va adeguato il sistema di conservazione e cioè l’organizzazione di mezzi e strumenti informatici, gestiti da un responsabile, in grado di garantire l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, la sua integrità, leggibilità e agevole reperibilità con rispetto delle misure di sicurezza. Al contrario, gli archivi conservati, oggetto dei sistemi di conservazione, possono essere formati e gestiti con le vecchie regole, delegando al responsabile della conservazione l’opportunità di riversare nel nuovo sistema gli archivi formati prima o di mantenerli invariati sino alla scadenza di conservazione dei documenti contenuti.

Ciò che va conservato con le nuove regole è quindi il patrimonio documentale ancora non oggetto di conservazione elettronica. Potrebbe perciò trattarsi sia di documenti informatici per i quali ancora non si è completato il relativo processo, in attesa dello spirare del termine di conservazione, sia di documenti analogici ancora non oggetto di acquisizione informatica ai fini della successiva distruzione dell’originale cartaceo.

L’unica possibilità per i ritardatari è adeguare i propri sistemi in tempo utile all’invio in conservazione dei documenti. Se non sono stati adeguati per tempo i sistemi di conservazione, tenuto conto delle inevitabili complicazioni tecniche e organizzative, la modalità più rapida e sicura per assicurare validità giuridica ai documenti è affidarsi ad un conservatore accreditato Agid, in quanto tale rispettoso di tutte le prescrizioni normative, tecniche e organizzative e assoggettato a controllo continuo. L’affidamento in outsourcing ad un conservatore accreditato è in ogni caso obbligatorio solo per le pubbliche amministrazioni e non anche per i privati. Anche affidando in outsourcing il servizio, all’interno della struttura interessata andrà comunque nominato il responsabile della conservazione il quale si interfaccerà con le figure professionali incaricate in concreto della realizzazione del processo.