Bandi di gara europei: le procedure, l’iter e gli obblighi

La Commissione europea è l'organo esecutivo dell'Unione europea, ne rappresenta e tutela gli interessi generali, propone le norme, le politiche e i programmi d'azione ed attua le decisioni del Consiglio e del Parlamento. I suoi 34.000 dipendenti, provenienti da ogni parte dell’Ue, sono distribuiti in circa 40 direzioni generali (Dg) e servizi, suddivisi a loro volta in direzioni e queste ultime in unità. La Commissione gestisce inoltre un certo numero di agenzie esecutive.
Questa enorme struttura per essere gestita al meglio ha bisogno di una vasta gamma di merci e di servizi, che vanno dalla consulenza sulle politiche e la legislazione ai servizi di corriere, dalle forniture da ufficio ai lavori di manutenzione dei locali. Ogni anno infatti la Commissione europea aggiudica circa 9.000 contratti di forniture, lavori e servizi mediante gare pubbliche d’appalto, per un valore di quasi tre miliardi di euro.
Un giro di affari notevole e soprattutto una concreta opportunità per tutte le imprese europee che possono partecipare a questi bandi.

Le procedure
Sono tre le procedure d’appalto che la Commissione utilizza abitualmente .
La procedura aperta mediante la quale ogni operatore economico interessato può presentare un’offerta. La procedura comprende un’unica fase. Questo tipo di bando è di gran lungail più frequente: è utilizzato per oltre la metà degli appalti che vengono aggiudicati.
La procedura ristretta prevede due fasi: nella prima, alla quale possono partecipare tutti gli operatori economici interessati, viene valutata la capacità di ogni partecipante in funzione dei criteri di esclusione e di selezione, mentre nella seconda fase sono invitati a presentare un’offerta solo gli operatori che hanno superato la prima fase. Alcune procedure ristrette sono precedute da un invito a manifestare interesse. Gli operatori che rispondono a tale invito devono comprovare la loro capacità in riferimento ai criteri di esclusione e di selezione indicati
Se l’esito è positivo, gli operatori vengono iscritti in un elenco ristretto, valido fino a 3 anni al massimo, che può essere utilizzato più volte per varie procedure d’appalto di medio valore (in genere per gare d’appalto di servizi fino al valore massimo di 133 000 euro). Ogni volta che vuole aggiudicare un appalto, la Commissione invita i candidati iscritti nell’elenco a presentare un’offerta.
Infine c’è la procedura negoziata che viene utilizzata, ad esempio, quando il valore dell’appalto è inferiore a 60.000 euro. La Commissione europea invita direttamente gli operatori economici a presentare un’offerta e, se ritiene che le offerte possano essere migliorate, può condurre negoziati a condizioni paritarie con tutti gli offerenti. La procedura negoziata per gli appalti di valore modesto è di norma più semplice e rapida delle altre procedure: i documenti richiesti possono essere meno numerosi, le condizioni imposte ai candidati meno restrittive, la documentazione dell’off erta e, in certi casi, l’off erta stessa possono essere inviate per posta elettronica. Anche per appalti di valore superiore a 60.000 euro, ma solo in circostanze eccezionali, la Commissione europea può negoziare le condizioni contrattuali con uno o più operatori economici. La Commissione può pubblicare in precedenza il bando di gara, oppure può semplicemente consultare operatori economici a sua scelta.

La partecipazione ai bandi di gara
Tutti i soggetti iscritti nel registro delle imprese degli Stati membri dell’Unione europea possono partecipare a questi bandi di gara d’appalto, purchè, naturalmente, non siano in stato di fallimento; non siano stati condannati per violazione di regole professionali e deontologiche; non abbiano commesso un grave errore nell’esercizio dell’attività professionale; abbiano assolto agli obblighi relativi al pagamento dei contributi di previdenza sociale e agli oneri fiscali e tributari; non siano stati condannati per frode, corruzione, partecipazione a un’organizzazione criminale o ogni altra attività illecita che leda gli interessi finanziari dell’Unione europea non siano stati esclusi dalla partecipazione in seguito a problemi sorti nell’ambito di gare o appalti precedenti.
Naturalmente i soggetti interessati devono dimostrare la propria solidità finanziaria, ad esempio presentando un attestato del fatturato complessivo o della liquidità totale dell’impresa. La capacità tecnica può essere comprovata, ad esempio, in base a progetti o studi realizzati in precedenza nel settore pertinente.
Le offerte possono essere redatte in una delle lingue ufficiali dell’Unione. In qualche caso può essere richiesto di presentare l’offerta in una determinata lingua (ad esempio, per gare d’appalto nel settore di tecnologie di punta in cui in tutto il mondo predomina l’uso di una determinata lingua, oppure quando la conoscenza di una determinata lingua è necessaria per l’esecuzione del contratto). Durante l’esecuzione del contratto, il contraente dovrà utilizzare la lingua di lavoro richiesta dalla Commissione. Sono ammesse offerte congiunte presentate da gruppi di operatori economici e la Commissione può chiedere agli offerenti di precisare quale valore dell’appalto essi propongono di subappaltare e di indicare il o i subappaltatori.

Gli errori da evitare
Di seguito un piccolo vedemecum con gli errori più comuni che possono precludere la riuscita della partecipazione ai bandi di gara d’appalto.

1) Mai all’ultimo momento: l’offerta va preparate per tempo e controllata accuratamente. Una svista, anche la più banale, può costare l’esclusione dalla selezione.
2) Chiedere chiarimenti: se il capitolato d’oneri sembra poco chiaro, anziché cercare di indovinare è meglio chiedere spiegazioni direttamente alla Commissione.
3) Evitare le imprecisioni: non si deve dare per scontato che, se piccole, le imprecisioni possano essere accettate. Non lo saranno. In particolare, verranno scartate le offerte non rispondenti ai requisiti tecnici indicati nella documentazione della gara.
4) Occhio al prezzo: i criteri di aggiudicazione indicano la ponderazione tra il prezzo e la qualità. Di solito è meglio offrire la migliore qualità possibile, anche se a prezzo elevato.
5) Scadenze sempre sotto controllo: l’appaltatore che, una volta firmato il contratto, non è in grado di rispettare il calendario promesso nell’offerta, è tenuto a risarcire i danni per ogni giorno di ritardo.

Cosa succede quando si ottiene l’appalto
Una volta vinto il bando di gara, l’appaltatore dovrà fornire i prodotti, prestare i servizi o eseguire i lavori nel rispetto delle specifiche tecniche e di quanto proposto nell’offerta. Se l’offerta contiene più di quanto richiesto nel capitolato d’oneri, l’appaltatore è tenuto a eseguire il contratto in ottemperanza alla sua offerta. Se l’offerta è in contraddizione con il capitolato d’oneri, è questo a prevalere. A seconda della portata e dell’oggetto dell’appalto, l’appaltatore potrà essere tenuto a presentare una relazione indicante quanto ha realizzato, compresi gli accordi, i tempi, la logistica e i riscontri ricevuti. Di solito, lo scadenzario dei pagamenti è indicato nel contratto. I pagamenti sono corrisposti a determinate condizioni, di norma previa presentazione della relazione e della fattura. In funzione del contratto, la Commissione ha 20, 45 o 60 giorni per valutare la relazione e altri 30 per effettuare il pagamento.
Inoltre può essere chiesto all’appaltatore di apportare correzioni o presentare altri documenti. In tal caso, il conteggio dei giorni viene sospeso al momento della richiesta e riprende quando l’appaltatore la soddisfa. Se l’appaltatore deve redigere una relazione interamente diversa, il conteggio riparte da zero. Se la Commissione non esegue in tempo il pagamento, l’appaltatore riceverà gli interessi.
Se l’offerente ritiene che la sua offerta non sia stata valutata adeguatamente o se considera discriminatorie le condizioni di gara, può presentare reclamo al servizio responsabile della Commissione. L’offerente che non si ritiene soddisfatto della risposta ricevuta può scrivere al Mediatore europeo .