Codifiche o sezionali possono favorire la contabilità ordinata

L’indicazione del momento di effettuazione dell’operazione nel campo «Data» della sezione «Dati Generali» del file può comportare la necessità di individuare la metodologia più adatta per le procedure di fatturazione, al fine di rispettare la tenuta di una contabilità ordinata.

Per quanto riguarda le fatture di acquisto, resta fermo l’obbligo di attribuire un ordine progressivo alle registrazioni; mentre è facoltativa la numerazione (progressiva) dei documenti.

L’articolo 23 del decreto Iva, come modificato dal Dl 119/2018, stabilisce che il contribuente deve annotare le fatture emesse in uno specifico registro, nell’ordine della loro numerazione, entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, e con riferimento allo stesso mese di effettuazione. Il risultato di queste regole - e della semplificazione di considerare il dato inserito nel campo “data fattura” come quello relativo alla data d’effettuazione - potrebbe essere quello di “ingarbugliare” le registrazioni.

Nella circolare 14/E viene considerato l’esempio di una fattura elettronica immediata, emessa l’8 ottobre 2019 per la cessione di un bene consegnato il 28 settembre (quindi emessa entro i dieci giorni), con protocollo n. 1000, con lo stesso contribuente che ha emesso anche una fattura elettronica immediata “contestuale” (cioè generata e trasmessa il giorno stesso della consegna) per una vendita del 1° ottobre, con protocollo 990. La data che compare nel documento con protocollo 1000 è quindi anteriore (28 settembre) a quella con protocollo 990 (1° ottobre).

In simili casi, secondo le Entrate, al fine di rispettare il principio generale di tenuta di un’ordinata contabilità, il contribuente deve adottare un sistema tale da consentire di distinguere le fatture emesse “nelle more”. La scelta del sistema tecnico-contabile è nella piena discrezionalità del contribuente e può consistere, ad esempio, nell’adozione di una specifica codifica che consenta l’imputazione corretta dell’imposta nel periodo di riferimento o nella tenuta di registri sezionali.

Le Entrate ricordano che nel registro delle vendite vanno annotati, tra gli altri dati, il numero progressivo e la data di emissione del documento. Nel voler adeguare tale previsione al mutato quadro normativo, è ammessa la possibilità d’indicare nel registro il riferimento riportato nel campo «Data» della sezione «Dati Generali» del file, che rappresenta il momento d’effettuazione dell’operazione (e non necessariamente quello di generazione e trasmissione del file).

In caso di fattura cartacea (o elettronica extra-Sdi) va sempre indicata la data della fattura che, in questo caso, è quella di consegna/spedizione del documento (mentre la data di effettuazione è distintamente indicata in fattura).

Sul lato passivo, va invece sottolineato che il Dl 119/2018 ha soppresso l’obbligo di «numerare in ordine progressivo le fatture e le bollette doganali». Ciò non toglie che resta comunque possibile, qualora risulti utile, continuare a numerare i documenti di acquisto; mentre permane l’obbligo di cui all’articolo 25 del decreto Iva, che consiste nell’attribuire un ordine progressivo alle registrazioni.