Collegio sindacale, vigilanza estesa alle controllate

Il collegio sindacale riveste un ruolo di estrema rilevanza nella circolazione e nella valutazione delle informazioni. È quanto emerso ieri nel convegno organizzato dal Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili e l’Ordine di Milano per la presentazione delle rinnovate norme di comportamento dei sindaci delle società quotate. Esso rappresenta il fulcro dei flussi informativi tra i diversi organi e funzioni sociali, come si evince in particolare dalle norme Q5 e Q6.

Attività propedeutica e complementare al regolare, coordinato e informato funzionamento del collegio sindacale è l’espletamento di ispezioni e controlli; le comunicazioni poi conseguono all’acquisizione di informazioni dagli altri organi societari e dall’esame documentale delle operazioni effettuate. I sindaci possono, in qualsiasi momento e senza alcun limite o restrizione, procedere a tali atti di ispezione e di controllo. Tali poteri sono esercitati di norma in via collegiale, ma rimane ferma la possibilità per ciascun membro del collegio di procedere autonomamente a tale attività salvo restando il dovere di verbalizzare quanto fatto e comunicarlo per iscritto agli altri componenti.

Dall’altro lato il collegio sindacale ottiene periodica informazione dagli organi delegati sul generale andamento della gestione, sulla sua prevedibile evoluzione e sulle operazioni di maggiore rilievo effettuate dalla società e da sue controllate. Ai fini dell’adempimento della funzione di vigilanza il collegio sindacale è poi destinatario di obblighi informativi da parte degli amministratori specificatamente individuati dalla legge o dallo statuto. Vi sono poi le informazioni scambiate tempestivamente con il revisore e con l’organismo di vigilanza, quest’ultimo relativamente al funzionamento e l’osservanza del modello ex Dlgs 231/2001 e sul suo aggiornamento.

La funzione di vigilanza del collegio sindacale si estende anche all’attività svolta dalla società attraverso le società controllate italiane ed estere acquisendo e scambiando informazioni con gli organi amministrativi e di controllo di queste ultime. Vi sono poi le informazioni acquisite dal dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari e dai comitati interni al consiglio di amministrazione (se istituiti). Acquisite le informazioni, il collegio, se riscontra fatti o violazioni, ne dà tempestiva notizia all’organo di amministrazione affinché sia adottato un piano di azioni correttive, del quale il collegio monitora l’attuazione e l’efficacia nel corso dell’incarico. Nel caso in cui gli amministratori non pongano rimedio, il collegio può richiedere ai medesimi la convocazione dell’assemblea dei soci, alla quale il collegio presenta apposita relazione.

In ogni caso, se i fatti riscontrati a seguito della denuncia da parte dei soci integrano irregolarità, il collegio sindacale ai sensi dell’articolo 149, comma 3, del Tuf comunica le irregolarità riscontrate alla Consob (norma Q.6.5) e, se ricorrono i presupposti di cui all’articolo 152 del Tuf, può presentare la denuncia al tribunale (norma Q.6.3).