Documenti elettronici, così si conservano a norma

Anche gli studi professionali, come qualsiasi realtà aziendale, sono tenuti a rispettare le linee guida dell’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) per la conservazione documentale.

Entrate formalmente in vigore il 1° gennaio 2022, le linee guida sono divenute pienamente operative lo scorso 28 settembre, dopo un periodo transitorio concesso per l’adeguamento.

Le linee guida stabiliscono le regole per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e si applicano anche a soggetti privati, compresi studi professionali e aziende. Gli studi e le aziende che, per qualsiasi motivo, conservano documenti aventi valore legale in formato elettronico, devono farlo, quindi, nel rispetto delle linee guida dell’Agenzia digitale, pena la mancanza di validità legale del documento.

I documenti da conservare correttamente secondo le linee guida sono tantissimi e praticamente sempre presenti nella realtà organizzativa sia degli studi che delle aziende.

Soltanto a titolo di esempio si possono citare documenti quali comunicazioni (tramite email/Pec) con autorità, enti pubblici e clienti; documentazione bancaria, tra cui contratti di conto corrente bancario, mutui, finanziamenti; documentazione fiscale e contabile, ad esempio pagamenti di imposte, tasse e contributi; per le fatture, la conservazione per legge deve già essere elettronica; pagamenti di diversa natura, ad esempio pagamento di fornitori, utenze, manutenzione; documentazione relativa ad eventuale contenzioso legale.

Per una corretta conservazione dei documenti il titolare dello studio deve adottare alcune procedure. Oltre a una prima verifica su quali documenti sono conservati in formato elettronico, il titolare deve individuare un responsabile della conservazione (tra i dipendenti o all’esterno) che avrà un ruolo di primo piano nella compliance alle linee guida.

Deve essere un soggetto con adeguate competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, i cui compiti principali sono la predisposizione del manuale di conservazione documentale e il relativo aggiornamento periodico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché assicurare la corretta applicazione del manuale.

Il ruolo del responsabile della conservazione può essere affidato ad un soggetto esterno allo studio professionale, a condizione che sia un soggetto terzo diverso da chi gestisce il servizio di conservazione digitale (ad esempio il fornitore della soluzione It utilizzata per la conservazione). Il responsabile può, a sua volta, delegare sotto la propria responsabilità le proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti che all’interno dello studio abbiano specifiche competenze ed esperienze. La delega deve essere riportata nel Manuale di conservazione documentale.

Il mancato rispetto delle linee guida Agid ha sanzioni indirette; vale a dire che non ci sono sanzioni specifiche, quindi si applicano quelle relative a formazione/conservazione non adeguata della documentazione rilevante. Ad esempio un documento contabile non conservato secondo le linee guida in automatico vìola anche le regole di corretta formazione e conservazione stabilite dalla normativa tributaria.

Altre rilevanti sanzioni sono previste da normative di settore, come ad esempio quelle relative ai controlli alle esportazioni.

Diverso e, se vogliamo ancora più”pesante” , il carico sanzionatorio per tutti i documenti che contengono dati personali: il mancato rispetto delle linee guida, infatti, può essere una “spia” della mancata adozione di misure di sicurezza adeguate, con applicazione allo studio delle multe previste dal Gdpr (che possono arrivare fino a dieci milioni di euro, o al 2% del fatturato globale dell’anno precedente, se maggiore, in modo indipendente dalle dimensioni dello studio).

Le soluzioni adottate alla luce delle linee guida devono essere verificate e aggiornate. Questo si traduce in un monitoraggio costante del corretto funzionamento delle soluzioni tecnologiche adottate, cui si aggiunge una verifica periodica del rispetto delle procedure indicate nel manuale di conservazione. La periodicità è determinata in base alle specifiche esigenze e caratteristiche dello studio professionale (ad esempio ogni 4/6 mesi). In ogni caso il manuale di conservazione deve essere aggiornato in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi/procedurali e tecnologici rilevanti. È quindi richiesto un monitoraggio continuo rispetto a nuove disposizioni di legge o regolamentari che impongano l’adozione di specifiche misure, ma anche una procedura interna che consenta un aggiornamento tempestivo nel caso in cui lo studio si avvalga di nuove o diverse soluzioni tecnologiche o se cambiano le procedure interne che impattano sul sistema di formazione, gestione o conservazione di documenti informatici.

La check list dei principali adempimenti

1. Mappatura dei documenti informatici dello Studio
Creare un elenco
Occorre identificare i documenti conservati dallo studio in formato elettronico (comprese le copie elettroniche di documenti analogici). Tra questi: lettere di incarico, accordi, contratti con fornitori, documentazione relativa a professionisti e o a beni immobili di proprietà o in uso allo studio, compresi contratti di locazione e pagamenti accessori agli immobili come condominio, riparazioni; contratti di conto corrente bancario, etc.

A chi spetta
Al titolare dello studio, che potrà farsi assistere da dipendenti/collaboratori che hanno familiarità con l’organizzazione e il funzionamento dello studio.

2. Procedure per la gestione di documenti informatici
L’analisi organizzativa
È necessario verificare le procedure interne che regolano la formazione, gestione e conservazione dei documenti. Se assenti, identificare la prassi in uso interfacciandosi con il responsabile It (interno od esterno) e i collaboratori e i dipendenti che si occupano di gestire la documentazione

A chi spetta
L’onere grava sul titolare dello studio. L’attività può essere delegata a soggetti interni od esterni allo studio che partecipano alla gestione delle soluzioni It in uso. Non sono necessarie formalità specifiche per questa delega

3. Responsabile della conservazione documentale
Chi è
Il responsabile della conservazione documentale è incaricato di definire e implementare le politiche di conservazione documentale all’interno dello studio con piena responsabilità ed autonomia. In caso di mancato adempimento dei propri compiti, le sanzioni sono in genere a carico dello studio, mentre il responsabile della conservazione ne risponde in relazione al contenuto dell’atto di nomina.

A chi spetta
La nomina spetta al titolare dello studio. Va individuato un soggetto con adeguate competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, anche all’esterno dello studio a condizione che sia un soggetto diverso da chi gestisce il servizio di conservazione. Si può procedere con una formale lettera di incarico (in caso di collaboratore o dipendente), ovvero con un contratto (nel caso di soggetto esterno allo studio)

4 . Manuale di conservazione documentale
A cosa serve
Nel manuale sono definiti i criteri di organizzazione e gestione dell’archivio, compresi i tempi entro cui i documenti devono essere cancellati. Il manuale va condiviso con i professionisti e dipendenti al fine di formarli sulle modalità di gestione dei documenti informatici di propria competenza

A chi spetta
L’onere grava sul responsabile della conservazione documentale. Il titolare dello studio deve adottare il manuale