E-fattura Pa, rifiuto con causali tipizzate e rettifica con note di variazione

1In sintesi

Dal 6 novembre 2020 le pubbliche amministrazioni possono rifiutare le fatture elettroniche a loro destinate, comunicandone le ragioni al fornitore, solamente al verificarsi di una delle causali puntualmente individuate dal decreto ministeriale del 24 agosto 2020, n. 132, pubblicato in Gazzetta Ufficiale 262 del 22 ottobre 2020.
Tale regolamento, in attuazione di quanto disposto dall'articolo 15-bis del Dl 119 del 23 ottobre 2018, permette da un lato di evitare rigetti impropri e dall'altro di armonizzare le modalità di gestione con le regole tecniche che disciplinano il processo di fatturazione elettronica tra privati B2B e B2C.

Il regolamento inverte completamente il meccanismo di funzionamento degli scarti: dall'assoluta assenza di disposizioni in materia, per cui una volta ricevuto il flusso xml la Pa destinataria disponeva di 15 giorni per l'eventuale scarto tramite Sistema di interscambio (Sdi), si è passati invece ad un divieto di rifiuto delle fatture Pa a meno che non si verifichi una delle causali tipizzate.

Le amministrazioni destinatarie non potranno rifiutare i tracciati xml ricevuti quando i relativi elementi informativi possano comunque essere corretti mediante le note di variazione di cui all'articolo 26 del Dpr 633/1972.

Viene imposto infine all'Amministrazione di inviare al cedente e/o al prestatore, attraverso il Sistema di interscambio, la comunicazione di rigetto con espressa indicazione di una delle cinque cause tipizzate e riscontrata nel tracciato ricevuto, riportandola nel campo relativo alla descrizione della notifica “esito committente”.

Entro il termine di 15 giorni dalla data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna, la pubblica amministrazione potrà perciò inviare al fornitore una notifica di rifiuto della fattura indicandone tuttavia la motivazione.

2Le cause tassative di rifiuto

Le ragioni che legittimano il rifiuto, a meno che non sia possibile procedere alla rettifica delle fatturePA tramite nota di variazione da veicolare tramite Sistema di interscambio, possono essere distinte in due sottogruppi; ed in particolare, avremo innanzitutto quelle a carattere generale e cioè utilizzabili a prescindere dalla tipologia di fornitura resa nei confronti dell'amministrazione: si tratta dei casi in cui la fatturaPA sia riferita ad una operazione che non è stata posta in essere in favore della Pa destinataria; quando dal tracciato xml risulti carente o errata l'indicazione del Codice identificativo di gara (Cig) o del Codice unico di progetto (Cup), quando ne sia previso l'utilizzo; e, infine, nelle ipotesi di omessa o errata indicazione del numero e della data delle determinazione dirigenziale di impegno di spesa per le fatture emesse nei confronti di Regioni ed enti locali.

Legate invece alla tipologia di operazione documentata con fattura, sono le altre due cause di rifiuto determinate dalla omessa o errata indicazione del codice di repertorio per i dispositivi medici e per i farmaci nonché, per questi ultimi, anche del codice di Autorizzazione per l'immissione in commercio (Aic).

A tale proposito, non costituisce perciò causa di rifiuto la mancata indicazione, dal 1° gennaio 2021 per i beni e dal 1° gennaio 2022 per i servizi, degli estremi dell'ordine elettronico trasmesso al momento per gli acquisti degli enti del servizio sanitario nazionale: omettere le relative informazioni comporterà tuttavia il divieto di liquidazione e pagamento delle fatture elettroniche trasmesse.

Nel dettaglio, le ipotesi di rifiuto della fattura da parte delle pubbliche amministrazioni sono le seguenti:
a) fattura riferita ad una operazione che non è stata posta in essere in favore della pubblica amministrazione destinataria della trasmissione del documento
b) omessa o errata indicazione del Codice identificativo di gara (Cig) o del Codice unico di progetto (Cup), quando obbligatoriamente previsti, e da riportare in fattura ai sensi dell’articolo 25, comma 2, del Dl 24 aprile 2014, n. 66, convertito, con modificazioni, dalla legge 23 giugno 2014, n. 89;
c) omessa o errata indicazione del codice di repertorio per i dispositivi medici di cui al decreto del ministro della salute 21 dicembre 2009, da riportare in fattura ai sensi dell’articolo 9-ter, comma 6, del Dl 19 giugno 2015, n. 78, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2015, n. 125 riguardante la razionalizzazione della spesa per beni e servizi, dispositivi medici e farmaci;
d) omessa o errata l’indicazione del codice di Autorizzazione all’immissione in commercio (Aic) e del corrispondente quantitativo da riportare in fattura ai sensi del decreto del ministero dell’Economia e delle Finanze, di concerto con il ministero della Salute, del 20 dicembre 2017, attuativo del comma 2 dell’articolo 29 del decreto-legge 24 aprile 2017, n. 50, convertito, con modificazioni, dalla legge 21 giugno 2017, n. 96;
e) omessa o errata indicazione del numero e della data della determinazione dirigenziale d’impegno di spesa per le fatture emesse nei confronti delle Regioni e degli enti locali.

Cause di rifiuto
● e-fattura riferita ad operazione che non è stata posta in essere in favore della Pa destinataria;
● omessa o errata indicazione di Cig o Cup;
● per dispositivi medici e farmaci: omessa o errata indicazione del codice di repertorio;
● per farmaci: omessa o errata indicazione del codice di Autorizzazione per immissione in commercio (Aic);
● per le fatture emesse a regioni ed enti locali: omessa o errata indicazione del numero e della data della determinazione dirigenziale di impegno di spesa.

3La gestione dei rifiuti

La causa di rifiuto deve essere specificata al fornitore, utilizzando il campo libero all’interno dell’elemento Descrizione della “Notifica Esito Committente” ed indicandone la specifica causale.

Il meccanismo di gestione delle e-fatture destinate alle pubbliche amministrazioni rispetto a quelle verso i privati presenta ancora una serie di differenze (dall’obbligo di sottoscrizione elettronica nel primo caso, al codice destinatario della Pa a sei cifre rispetto alle sette cifre, o all’indirizzo Pec o al codice convenzionale a sette zeri, per quelle indirizzate a clienti Business o consumatori finali) tra le quali rileva il termine dei 15 giorni, dal ricevimento del tracciato, durante i quali l’Amministrazione ricevente può decidere di accettare espressamente il documento oppure rifiutarlo (decorso tale periodo, eventuali accettazioni, rifiuti o richieste di variazione andranno effettuate al di fuori del Sistema di interscambio, con emissione di apposita nota di variazione a cura dell’emittente).

Le “notifiche d’esito committente” andranno utilizzate, ritrasmettendole al fornitore, a partire dal 6 novembre 2020 anche per evidenziare espressamente il rifiuto mediante indicazione della causa tassativa di scarto riscontrata.

4Le note di variazione

Un ulteriore elemento introdotto nel processo di armonizzazione dell’obbligo di fatturazione elettronica verso privati e verso pubbliche amministrazioni, risiede nella previsione secondo cui le fatture elettroniche, che non possono essere rifiutate al verificarsi di una delle causali tipizzate, possono, comunque, essere oggetto di rettifica mediante le procedure di variazione di cui all’articolo 26 del Dpr 633/1972. Tale disposizione prevede la possibilità di correggere fatture già emesse e registrate, qualora la relativa operazione venga meno in tutto o in parte o se ne riduca l’ammontare imponibile, nonché in caso di errori materiali nella compilazione del documento o di registrazione.

Attraverso tale procedura, pertanto, le pubbliche amministrazioni possono richiedere ai propri fornitori l’integrazione della fattura anche qualora siano carenti gli elementi che devono obbligatoriamente essere presenti ai sensi del regolamento 55 del 2013 (il quale disciplina la fatturaPA).

Non è quindi più possibile utilizzare, da parte della Pa, il rifiuto per motivi inerenti per esempio il mancato riconoscimento dell’importo totale fatturato che dovrebbe essere gestito semplicemente attraverso l’emissione di una nota di variazione parziale, salvaguardandola fattura da considerarsi regolarmente emessa a seguito del superamento dei controlli del Sistema di interscambio.
In questo senso aveva già avuto modo di esprimersi, sebbene relativamente ai rapporti tra privati, l’agenzia delle Entrate con la risposta ad interpello 208/E del 26 giugno 2019 con cui è stato chiarito che le note di credito e/o di debito devono essere emesse ed inviate tramite Sdi in formato elettronico solamente quando le modifiche, in aumento o in diminuzione, riguardano l’imponibile o l’imposta già documentati con e-fattura.

Non occorre invece emettere alcuna nota di variazione in caso di assenza nel tracciato xml di dati che non costituiscono elementi previsti come obbligatori dall’articolo 21 del Dpr 633 /1972 per la valida emissione di una fattura o che non sono richiesti da altre disposizioni relative a imposte, tributi o aspetti fiscali.
Questa posizione è stata resa in risposta ad un’istanza di interpello presentata da un service provider interessato a conoscere le modalità per rettificare la mancata indicazione dei dati di iscrizione al Rea (Repertorio economico amminsitrativo) nelle e-fatture trasmesse per i propri clienti.

L’agenzia delle Entrate ha ricordato come l’indicazione del numero Rea negli atti e nella corrispondenza è imposto dall’articolo 2250, comma 1, del Codice civile, con sanzione amministrativa pecuniaria da 103 a 1.032 euro in caso di omissione. Tale obbligo riguarda anche le fatture trattandosi di documenti prodotti anche da società soggette all’obbligo di iscrizione al Rea: il tracciato xml ne prevede infatti l’inserimento.

Tuttavia, trattandosi di un dato non previsto dall’articolo 21, la sua assenza non inficia la documentazione delle operazioni né obbliga quindi all’emissione di note di variazione.