Note spese e giustificativi, partita aperta sulla digitalizzazione

Periodicamente l’agenzia delle Entrate, con i suoi documenti interpretativi, fornisce nuovi e interessanti spunti sull’evoluzione dei processi di dematerializzazione e di conservazione digitale dei documenti, dimostrando di riuscire a mantenersi sempre al passo con i tempi.

È il caso della risposta a interpello 142/2024 (si veda il precedente articolo «Taxi, la ricevuta del Pos non basta per i costi») con cui viene affrontato il caso di un’azienda che vorrebbe procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro utilizzando tecnologie all’avanguardia. In prevalenza servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale. In particolare, l’azienda afferma di voler implementare un sistema informatico che consenta di creare automaticamente una versione digitale ed elaborabile della spesa, a partire dall’immagine del giustificativo, tramite apposita applicazione installata sullo smartphone aziendale che utilizza la tecnologia Ocr di riconoscimento del testo.

Con tale sistema risulterebbe possibile rilevare automaticamente il nome dell’esercente, la data e l’ora, il luogo, gli importi e il tipo di giustificativo (vitto cena, vitto pranzo, taxi, eccetera). A seguire sarebbe poi possibile procedere con l’inserimento automatico della spesa all’interno della nota spese del lavoratore dipendente. Il sistema garantirebbe altresì le caratteristiche di integrità, immutabilità e leggibilità del documento di spesa digitalizzato.

La soluzione informatica verrebbe anche arricchita con strumenti di intelligenza artificiale che consentirebbero, in coda al processo, di effettuare un controllo automatico sulla coerenza delle note spese e delle spese in essa contenute rispetto al documento allegato, mettendo in evidenza eventuali discordanze, incoerenze, errori di imputazioni, tentativi di presentazione plurima del medesimo giustificativo. A valle del processo di verifica e approvazione, la nota spese sarebbe pronta per essere inviata al soggetto incaricato dell’archiviazione (certificato Agid), con contestuale arricchimento dei metadati necessari alla ricerca e al reperimento delle spese in caso di controlli e apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione.

L’agenzia delle Entrate, nel fornire risposta circa la conformità di tale sistema alla disciplina normativa di riferimento, ricorda che dalla normativa richiamata emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale - ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, com’è nel caso le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del Tuir - deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità e autenticità. Laddove tali accorgimenti siano effettivamente presenti, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici sopra descritti e che la procedura sia interamente dematerializzata.

Quanto alla natura dei giustificativi che si allegano alle note spese, poiché nella generalità dei casi questi trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, la loro natura è quella di «documenti analogici originali non unici» (ai sensi dell’articolo 1, lettera v, del Cad), in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

Ciò comporta che, qualora il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi venga correttamente perfezionato, vi sia la possibilità di distruzione dell’originale, senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche. Solo qualora il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e abbia pertanto natura di «documento analogico originale unico», la relativa conservazione sostitutiva rende ancora necessario l’intervento del pubblico ufficiale.

Nel caso di certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti poiché, come è stato chiarito con la risposta a interpello 740/2021, tali servizi sono soggetti all’obbligo di fatturazione elettronica su richiesta del committente, nel caso venga emessa la fattura si è in presenza di «documenti analogici originali non unici» e non risulta quindi necessario l’intervento del pubblico ufficiale.

Al riguardo, comunque, si rileva che le linee guida Agid, al punto 2.2 «Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici», identificano anche una modalità alternativa all’affidamento al pubblico ufficiale per la determinazione della conformità della copia per immagine a un documento analogico: «Fermo restando quanto previsto dall’articolo 22, comma 3 del Cad nel caso in cui non vi è l’attestazione di un pubblico ufficiale, la conformità della copia per immagine a un documento analogico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata o altro tipo di firma ai sensi dell’articolo 20, comma 1bis, ovvero del sigillo elettronico qualificato o avanzato da parte di chi effettua il raffronto».

Tale modalità operativa, seppur non affrontata nella citata risposta dell’agenzia delle Entrate, sembrerebbe comunque idonea e, se confermata, semplificherebbe notevolmente le attività delle aziende che potrebbero così attivare un’unica procedura di conservazione delle note spesa per tutti i documenti analogici, a prescindere dalla loro «unicità».

Una volta completata la procedura di conservazione dei predetti documenti in formato elettronico è così possibile procedere alla distruzione degli originali cartacei.

Oramai da anni la generalità dei gestionali prodotti dalle società di software associate ad AssoSoftware consente di procedere alla dematerializzazione dei documenti cartacei, con soluzioni diverse anche molto sofisticate, come quella illustrata nell’interpello. Si consiglia sempre di consultare la propria software house per valutare le soluzioni possibili e quantificare il possibile risparmio economico di una soluzione digitale rispetto alla tradizionale archiviazione “decennale” dei documenti cartacei.