Codice di visto digitale: il rimborso è garantito dal software Otello 2.0

Dal 1° settembre 2018 la procedura di emissione delle e-fatture tax free shopping sarà gestita dall’agenzia delle Dogane e dei Monopoli, la quale ha definito le regole attuative (54088/RU/2018) e istruzioni (54505/RU/2018) per l’adempimento da effettuarsi tramite il portale Otello 2.0 (versione aggiornata del sistema creato per Expo 2015).

Il sistema operativo è attivo e utilizzabile su base volontaria dallo scorso 23 maggio. Pertanto, presso tutti i punti di uscita saranno gestite sia le fatture tax free emesse elettronicamente (formato .xml) che quelle cartacee.

La coesistenza delle due tipologie sarà possibile fino al 30 novembre 2018, in quanto l’obbligo del formato elettronico scatterà dal 1° settembre e considerato che le fatture cartacee (possibili fino al 31 agosto 2018) possono essere presentate per il visto entro il terzo mese successivo alla data di acquisto, gli acquirenti avranno tempo fino al 30 novembre per l’apposizione del visto nelle modalità ordinarie.

Ciò significa che, dal 1° dicembre 2018:

• in caso di uscita dagli aeroporti di Malpensa e Fiumicino, non è più ammesso l’uso di Otello 1.0;

• non è più ammesso il visto con timbro conalbi (modalità cartacee) presso tutti gli altri punti di uscita.

Coloro che, invece, intendono emettere in formato elettronico possono ricorrere a Otello 2.0. I servizi del portale sono fruibili in modalità user to system (utilizzando l’applicativo messo a disposizione dall’Adm) o system to system (ricorrendo ad un software privato). A seconda del sistema prescelto, possono interagire diversi soggetti, ma è comunque prevista la figura del gestore, cioè una persona fisica necessariamente nominata dal cedente, utilizzando il modello autorizzativo unico (Mau).

In caso di ditta individuale, il fornitore può ottenere le autorizzazioni per sé stesso, mentre per le società è necessario che venga nominata una persona fisica. Il gestore, a sua volta, può nominare un inermediario Otello (system to system) o un incaricato Otello (user to system). Con la nota del 21 giugno scorso l’Adm ha reso disponibile un nuovo servizio (“adesione facilitata”), al fine di semplificare l’utilizzo di Otello 2.0.

Si procederà, poi, alla generazione e alla trasmissione della fattura tax free, ottenendo dal sistema:

• un messaggio di risposta contenente il “codice richiesta”, identificativo dell’operazione, che deve essere riportato anche nella copia della fattura rilasciata all’acquirente;

• la registrazione della fattura tax free.

È possibile, tuttavia, che il portale non registri la fattura, notificando un messaggio contenente il codice di errore; sarà onere del cedente correggerlo e procedere nuovamente alla trasmissione.

Infine, il cessionario, al momento della fuoriuscita delle merci, non richiederà più l’apposizione del timbro, bensì il rilascio del codice di visto digitale generato da Otello 2.0 da parte dell’ufficio doganale o di appositi desk/kiosk (attualmente solo a Malpensa e Fiumicino). Qualora, invece, l’uscita del bene avvenga tramite un altro Stato Ue, la prova sarà fornita dalla dogana estera secondo le regole vigenti in tale Paese.