Professionisti, anche pari opportunità e inclusività per la certificazione Uni

1In sintesi

In vigore dal 14 settembre 2022, corredata dalla prassi di riferimento Uni/PdR 146 su iniziativa di Asla dello scorso 27 giugno, la norma Uni 11871, è dedicata specificamente al settore professionale e stabilisce i principi e i criteri organizzativi da soddisfare negli studi legali e dei commercialisti.

L’obiettivo, come anticipato dal titolo della norma, è che: “Studi professionali di Avvocati e Dottori Commercialisti” siano in grado di applicare con successo i “Principi organizzativi e gestione dei rischi connessi all’esercizio della professione per la creazione di valore”.

Pertanto, richiamando l’obiettivo della norma Uni 11871, gli studi legali e di commercialisti, indipendentemente dalla dimensione, organizzazione e geolocalizzazione, possono certificare la propria organizzazione con lo scopo di distinguersi sul mercato e, soprattutto, valorizzare, in ogni suo aspetto e dimensione, l’attività resa dallo studio.

Ottenere la certificazione, quindi, consentirà di avviare un vero e proprio cambio di mentalità nella gestione dello studio, riorganizzandolo eseguendo un rinnovamento dei processi.

Nel caso di uno studio di piccole dimensioni, sarà possibile evolversi in modo da gestire la propria attività con un approccio decisamente più manageriale.

Gli studi più grandi, d’altro canto, avranno l’occasione di migliorare i processi organizzativi, spesso lasciati in formato “embrionale”, o di concludere processi organizzativi avviati e che necessitano solo di una certificazione esterna.

A partire da settembre, sono previste agevolazioni da parte di Cassa Forense.

2I benefici ottenibili

Senza dubbio l’impiego di tempo, energie e risorse umane utilizzate per applicare la norma Uni 11871 porterà in dote molteplici benefici, come:
• raggiungere una mentalità manageriale nell'organizzazione dello studio;
• rendere efficienti i processi e le risorse umane e tecnologiche;
• espandere lo studio verso il mercato;
•aumentare e migliorare le prestazioni verso i clienti;
• ridurre i rischi derivanti da errori e mancanze nello svolgimento delle attività professionali.

Per ottenere una gestione organizzata di uno studio professionale di avvocato e di commercialista, con un focus sui principi organizzativi e la gestione dei rischi connessi all’esercizio della professione per la creazione e protezione del valore, si dovrà seguire una procedura che potrebbe implicare:
1. pianificazione strategica: avviare un processo di gestione organizzata definendo una visione chiara per lo studio professionale. Identificare gli obiettivi a lungo termine e le strategie per raggiungerli. Una pianificazione strategica aiuterà a stabilire una direzione coerente per lo studio e a prendere decisioni basate su obiettivi ben definiti.
2. struttura organizzativa: definire una struttura organizzativa chiara all’interno dello studio, attribuendo responsabilità e ruoli specifici ai membri del team; questo aiuterà a stabilire una gerarchia e una chiara divisione del lavoro. Assicurarsi che le responsabilità e i compiti siano ben definiti, in modo che ogni membro del team sappia cosa ci si aspetta da lui. Ripensare tutta l’organizzazione interna secondo processi, ruoli, funzioni, verifiche e interventi correttivi. Ideare procedure di selezione sia per i collaboratori interni, che per gli esterni e i fornitori.
3. gestione del personale: investire nella gestione del personale per garantire che il team sia adeguatamente formato e motivato. Creare un ambiente di lavoro positivo, incoraggiare lo sviluppo delle competenze, offrire opportunità di formazione continua e riconoscere i successi e le prestazioni eccellenti: una forza lavoro ben gestita contribuisce alla produttività e al successo dello studio. Inserire nello studio documenti operativi quali l’organigramma e le procedure. Prevedere l’utilizzo di policy che rappresentino linee guida da seguire, la vision e le strategie operative utili. Organizzare un programma di formazione considerandola un come asset organizzativo dalla norma, con percorsi di formazione dedicati alle skills, con continuità e periodicità di verifiche.
4. gestione dei rischi: identificare i potenziali rischi associati all’esercizio della professione di avvocato o di commercialista e sviluppare strategie per mitigarli. Ad esempio, si potrebbero implementare procedure di controllo di qualità per garantire l'accuratezza delle informazioni fornite ai clienti, adottare misure di sicurezza informatica per proteggere i dati sensibili o stipulare assicurazioni professionali per mitigare i rischi legali.
5. gestione finanziaria: prestare attenzione alla gestione finanziaria dello studio. Tenere traccia delle entrate e delle spese, pianificare un budget e monitorare i flussi di cassa. Mantenere un’adeguata riserva di liquidità per affrontare eventuali imprevisti e prestare attenzione alla gestione del debito. Una gestione finanziaria solida contribuirà alla creazione e protezione del valore dello studio.
6. utilizzo di tecnologie e strumenti: sfruttare le tecnologie e gli strumenti disponibili per ottimizzare le operazioni dello studio. Ad esempio, si possono utilizzare software di gestione del tempo e delle attività, sistemi di archiviazione elettronica dei documenti, strumenti di comunicazione sicuri e soluzioni per la collaborazione online. L’automazione di processi ripetitivi e l'utilizzo efficiente delle risorse tecnologiche possono aumentare l’efficienza e migliorare la qualità del servizio offerto.
7. adesione alle normative e agli standard professionali: mantenere un rigoroso rispetto delle normative e degli standard professionali applicabili alla professione. Assicurarsi che lo studio operi nel rispetto delle leggi e delle regolamentazioni pertinenti, adottando una rigorosa etica professionale. Mantenersi aggiornati sulle normative e partecipare a programmi di formazione continua aiuterà a evitare rischi legali e a garantire un’adeguata protezione per lo studio. Prevedere criteri organizzativi per la gestione degli uffici, in modo che siano luoghi di lavoro confortevoli e adeguati alla qualità di vita professionale e personale, nonché valutazione dell’impatto del lavoro sulla vita familiare dei componenti.

Tenendo conto di questi principi organizzativi e delle strategie per la gestione dei rischi, si potrà creare e proteggere il valore dello studio professionale di avvocato o di commercialista.

3I benefici di sostenibilità

Non da meno della creazione e protezione del valore e della protezione dai rischi, è bene evidenziare che la norma Uni 11871 permette di raggiunge obiettivi di sostenibilità e di creazione di un ambiente favorevole per i collaboratori degli Studi, in tre 3 aree basilari:
• tutela dell’ambiente: digitalizzazione e dematerializzazione documentale, utilizzo di materiali riciclati e di minimo impatto ambientale, gestione corretta dei rifiuti, utilizzo di fonti energetiche rinnovabili e non inquinanti, ricorso a una mobilità dei ruoli oculata e che non impatti in misura notevole nella sfera privata e personale per tutti i componenti dello studio di avvocato o di commercialista;
• tutela della sfera lavorativa: semplificazione delle modalità di svolgimento dei compiti, anche in remoto, favorendo la privacy per i professionisti e il personale di Studio, secondo criteri di correttezza, ragionevolezza e rigoroso rispetto delle norme;
• operazioni a favore del sociale: sostegno a enti e associazioni no profit con finalità sociali e assistenziali, attività pro-bono.

Uno Studio, che raggiunge livelli di eccellenza nei campi sopra descritti, non trascurerà di promuovere percorsi di formazione e crescita interna per i collaboratori e, allo stesso tempo, non mancherà di utilizzare un linguaggio inclusivo adatto a riconoscere tutte le individualità presenti nello Studio, evitando stereotipi di genere e provenienza e consentendo, ove richiesto, l’utilizzo dei termini professionali regolarmente declinati sia al maschile che al femminile.

Inoltre, tra gli aspetti che lo Studio è chiamato a ottimizzare, tenendo in considerazione le esigenze dei suoi componenti, oltre al rispetto di quanto previsto dalla normativa per i dipendenti (congedi di maternità, permessi per motivi familiari, ecc.), sarà quello di prevedere ulteriori benefici su base volontaria come periodi di assenza retribuita nella fase iniziale della vita genitoriale e semplificazioni nell'assegnazione di ruoli adeguati per complessità e tempistiche, orari flessibili e possibilità di lavoro in remoto.

Infine, una esemplare gestione dello Studio di avvocato o di commercialista deve prevedere un ambiente di lavoro salubre e sicuro, nel rispetto formale e sostanziale delle normative di volta in volta applicabili, adottando misure preventive e protettive generalizzate ed efficaci.

In conclusione, applicando le linee guida della norma Uni 11871, il risultato non sarà solo quello di ottenere un “bollino” che certifichi la qualità del lavoro professionale svolto, ma l’eccellenza della professionalità raggiunta diventerà un punto di riferimento e un modello per le nuove generazioni di avvocati e di commercialisti.

4Le modalità di ottenimento della certificazione

Per ottenere la certificazione da parte di uno degli o rganismi accreditati da Accredia, sarà in genere necessario seguire un iter specifico che, in genere, comprende:
• la predisposizione di un questionario informativo per la raccolta iniziale di informazioni;
• la condivisione dell’offerta tecnico economica;
• un audit documentale ed in sito;
• la revisione indipendente del comitato tecnico;
• l’emissione del certificato di conformità.

Il certificato rilasciato avrà una validità pari a 3 anni, durante i quali l’organizzazione sarà sottoposta ad un audit di sorveglianza annuale.

Per l’ottenimento della certificazione, gli ordini professionali si stanno organizzando per prevedere il riconoscimento di contributi ai professionisti interessati