Niente stampa dei documenti di viaggio per le trasferte
L’estratto conto della carta di pagamento aziendale abbinato alla nota spesa del dipendente evitano la stampa dei documenti di viaggio della trasferta.
Sottolineando che sul fronte del lavoro dipendente il quinto comma dell’articolo 51 del Tuir stabilisce i limiti e le modalità di tassazione dei rimborsi spese in capo al dipendente, l’agenzia delle Entrate proprio sul tema delle trasferte si è espressa attraverso l’interpello n. 22 del 4 ottobre scorso, analizzando la situazione di un’impresa in cui i dipendenti che devono effettuare trasferte, si «muovono» in piena autonomia nella programmazione del viaggio, dopo aver eseguito una procedura di registrazione tramite terminale aziendale.
A pagare le spese del viaggio organizzato dal singolo dipendente, che ha scelto aerei, treni, o altri mezzi di trasporto necessari per la trasferta, anche attraverso agenzie di viaggio, è il datore di lavoro.
Il pagamento avviene con una carta di pagamento virtuale, emessa da un soggetto iscritto all’albo degli istituti di pagamento, tramite collegamento a un portale web che permette altresì la gestione e l’analisi dei costi, vari sistemi di reportistica interni e soluzioni di integrazione con sistemi gestionali e di nota spese.
Vengono però acquisiti dall’azienda i documenti in formato cartaceo sia dei voli aerei che ferroviari, nonché altri giustificativi di spesa che vengono inseriti in buste distinte per ciascun dipendente che ha effettuato la trasferta, e archiviate.
Al fine di evitare di dover stampare tutti i biglietti emessi in formato elettronico viene, quindi, chiesto all’Agenzia se è possibile avvalersi dell’estratto conto delle spese stesse, gestito come sopra brevemente indicato, da stampare su supporto cartaceo, senza allegare alla nota spese di trasferta tutti i supporti cartacei.
L’agenzia delle Entrate, ricordando che il primo comma dell’articolo 51 del Tuir prevede, sostanzialmente, la onnicomprensività per i redditi di lavoro dipendente nel senso che vanno a formare il reddito «tutte le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta», evidenzia che, come già più volte affermato dall’amministrazione finanziaria, «affinché i rimborsi delle spese di trasporto non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente è necessario che tali spese siano rimborsate in ragione di idonea documentazione», documentazione che può non essere intestata al soggetto che effettua la trasferta, bensì all’azienda, purché vi sia idonea documentazione che possa comprovare l’avvenuta trasferta e la coincidenza del sostenimento delle spese nel tempo e nel luogo della trasferta stessa.
Visto che nell’interessante fattispecie oggetto di interpello, dall’estratto conto rilasciato dall’impresa che gestisce la carta di pagamento risultano esservi tutta una serie di dati essenziali, tra cui la data di acquisto del biglietto aereo o ferroviario, il nome del passeggero e il codice identificativo del dipendente, oltre che, naturalmente, la data e l’itinerario del viaggio, e che tali informazioni sono confermate dal dipendente attraverso la validazione della nota spese una volta rientrato dalla trasferta, l’Agenzia ritiene non necessario l’allegazione alla nota spese dei biglietti in formato cartaceo purché gli stessi siano, comunque, conservati in formato elettronico per un eventuale controllo.
Per ulteriori approfondimenti vai alla sezione «Circolari 24» del Quotidiano del Fisco
